O que a IA já faz no trabalho de escritório, e o que ainda não faz
Resumir e-mail e montar rascunho de planilha a IA já faz. Conferir número, decidir e negociar, ainda não. Veja tarefa por tarefa, com dados do IBGE e da OIT.
Revisado por Murakami7 fontes9 min de leitura
Segunda-feira, 9 horas: 40 e-mails na caixa, uma planilha de notas fiscais para lançar e um relatório para o chefe até o meio-dia. A inteligência artificial (IA) já resume os e-mails e escreve o primeiro rascunho do relatório em segundos. Mas ela ainda erra número, inventa dado e não sabe o que o seu chefe quis dizer com "o de sempre". Este texto mostra, tarefa por tarefa, o que a IA já faz no trabalho de escritório, o que faz mal e o que continua precisando de gente, com dados do Brasil.
A IA troca tarefas, não cargos inteiros
Um emprego é um pacote de tarefas. A IA generativa (a que escreve textos, como o ChatGPT) mexe em algumas tarefas do pacote, raramente em todas.
É isso que mostra o estudo da Organização Internacional do Trabalho (OIT) publicado em 20 de maio de 2025. Segundo ele, 1 em cada 4 empregos no mundo está numa ocupação com alguma exposição à IA generativa. "Exposição" quer dizer que parte das tarefas pode ser feita ou acelerada pela IA. O trabalho administrativo é o grupo mais exposto. Mesmo assim, a OIT conclui que a automação completa do emprego segue limitada, porque muitas tarefas continuam a exigir intervenção humana.
O Fórum Econômico Mundial chegou a uma conta parecida. No relatório Future of Jobs 2025, de janeiro de 2025, mais de 1.000 empresas de 55 economias estimaram como o trabalho é feito:
| Quem faz a tarefa | Em 2025 | O que as empresas esperam para 2030 |
|---|---|---|
| Principalmente pessoas | 47% | cerca de um terço |
| Principalmente máquinas e algoritmos | 22% | cerca de um terço |
| Pessoas e tecnologia juntas | 30% | cerca de um terço |
Fonte: Fórum Econômico Mundial, Future of Jobs Report 2025 (figura 2.7).
Ou seja: as empresas esperam mais tarefas feitas pela máquina, e também mais tarefas feitas em dupla, gente com IA.
No Brasil, 8,5 milhões de pessoas trabalham em apoio administrativo
No 2º trimestre de 2026, o Brasil tinha 103,1 milhões de pessoas ocupadas, segundo a PNAD Contínua do IBGE. Dessas, 8,5 milhões (8,2%) eram "trabalhadores de apoio administrativo": auxiliar de escritório, recepcionista, digitador, assistente de cobrança, entre outros. A conta é simples: 103,1 ÷ 8,5 dá cerca de 12. É 1 em cada 12 pessoas que trabalham no país.
A exposição vai além desse grupo. Um estudo do Ibre/FGV, de abril de 2026, aplicou o método da OIT aos dados do IBGE. Resultado: cerca de 30 milhões de brasileiros (29,6% dos ocupados) estavam em ocupações expostas à IA generativa no 3º trimestre de 2025. Cerca de 5,2 milhões estavam no grau mais alto de exposição. A exposição é maior entre mulheres, jovens de 18 a 29 anos e quem trabalha em comunicação e serviços financeiros.
As empresas já estão usando. Segundo a pesquisa Pintec do IBGE, divulgada em setembro de 2025, 41,9% das indústrias com 100 ou mais funcionários usavam IA em 2024, contra 16,9% em 2022. Entre as que usavam, 87,9% aplicavam a IA em atividades administrativas.
Tarefa por tarefa: o que a IA faz bem, o que faz mal e o que é seu
A tabela abaixo junta as conclusões dos estudos com o dia a dia de um escritório brasileiro.
| Tarefa | O que a IA já faz bem | Onde ela ainda erra | O que continua com você |
|---|---|---|---|
| E-mail e mensagem | Resume, escreve rascunho, muda o tom, traduz | Não sabe a história com aquele cliente | Decidir o que responder e assinar |
| Relatório e apresentação | Monta o primeiro rascunho e a estrutura | Erra formatação e esquece pedidos da instrução | Conferir e ajustar ao que o chefe precisa |
| Planilha e digitação de dados | Organiza, sugere fórmulas, lê texto de documentos | Pode inventar dado ou errar conta | Conferir totais, CNPJ, datas e valores |
| Atendimento ao cliente | Responde dúvidas comuns e repetidas | Caso fora do roteiro, reclamação delicada | Negociar, acalmar, resolver exceção |
| Pesquisa e resumo de documentos | Lê documentos longos e aponta os pontos principais | Tira conclusão sem todo o contexto | Julgar o que importa para a empresa |
| Decisão e responsabilidade | Lista prós e contras | Não responde pelo resultado | Decidir, aprovar e assumir |
A coluna do meio vem de um teste feito pela OpenAI, dona do ChatGPT, divulgado em outubro de 2025 (o GDPval). Profissionais com, em média, 14 anos de experiência criaram tarefas reais de 44 ocupações. Depois, avaliaram às cegas o trabalho da IA e o de outros profissionais.
O melhor modelo testado entregou um trabalho igual ou melhor que o do especialista em 47,6% das tarefas. É muito, e também quer dizer que, na outra metade, o humano foi melhor. Os erros mais comuns: não seguir a instrução inteira, errar a formatação, inventar dados e errar cálculos. A IA foi melhor em tarefas curtas, de até 2 horas, e piorou nas longas.
O que ainda precisa de gente
O próprio GDPval deixa de fora o que é mais difícil de testar. As tarefas vinham com todo o contexto já escrito, e o teste excluiu trabalho que depende de:
- conhecimento que não está escrito em lugar nenhum (como aquele fornecedor sempre atrasa);
- conversa entre pessoas (reunião, negociação, cobrança);
- dados pessoais e sistemas próprios da empresa.
Na vida real, descobrir o que precisa ser feito já é metade do trabalho. E os empregadores sabem disso: no Brasil, 60% das empresas ouvidas pelo Fórum Econômico Mundial esperam dar mais peso à empatia e à escuta ativa até 2030.
O que isso muda para você
Se você trabalha em escritório, o caminho é trocar a pergunta "a IA vai tomar meu emprego?" por "quais tarefas do meu dia a IA pode acelerar?".
- Liste suas tarefas da semana. Marque as repetitivas: resumir, copiar dados, responder a mesma dúvida.
- Teste a IA nessas tarefas, sem dados de clientes. Comece pelo seu primeiro uso do ChatGPT.
- Fique com a parte que é sua: conferir, decidir, conversar. É ela que dá valor ao seu trabalho.
- Aprenda o básico com certificado. Reunimos os cursos gratuitos de IA em português, com certificado.
O Fórum Econômico Mundial estima que 35% das habilidades principais dos trabalhadores no Brasil vão mudar entre 2025 e 2030. Quem aprende a usar a IA nas próprias tarefas sai na frente de quem só teme a IA.
Riscos e limites
- Exposição não é demissão. Os estudos medem quais tarefas a IA consegue tocar, não quantas vagas vão sumir. O Banco Mundial e a OIT estimaram, em julho de 2024, que só 2% a 5% dos empregos da América Latina estão em risco de automação total.
- Algumas funções diminuem, sim. Para o Fórum Econômico Mundial, digitadores e caixas de banco estão entre os cargos que mais encolhem até 2030. Quem faz só tarefas repetitivas precisa se mexer antes.
- Os números envelhecem rápido. Os modelos de IA melhoram a cada ano. Os dados deste texto têm data: confira sempre a mais recente.
- A IA erra com confiança. Ela escreve um número errado com a mesma segurança de um certo. Toda conta, data e valor precisam de conferência humana.
Perguntas frequentes
Quais trabalhos de escritório a IA já faz?
A IA já faz bem rascunhos de e-mail, resumos de documentos, traduções, primeiras versões de relatório e respostas a dúvidas repetidas. Em um teste da OpenAI de 2025, ela igualou ou superou especialistas em 47,6% das tarefas. Na outra metade, errou instrução, formatação ou números.
A IA vai acabar com o emprego de auxiliar administrativo?
Os estudos não apontam isso. A OIT conclui que a transformação das funções é mais provável que a substituição, porque muitas tarefas ainda exigem gente. O que muda é o conteúdo do trabalho: menos digitação, mais conferência e atendimento.
O que a IA ainda não consegue fazer no escritório?
Ela não sabe o que não está escrito, não negocia, não responde pelo resultado e erra contas com frequência. Tarefas longas e com contexto incompleto são as que ela faz pior.
Como começar a usar IA no trabalho?
Escolha uma tarefa repetitiva, como resumir e-mails, e teste com uma ferramenta gratuita, sem dados sigilosos. Confira sempre o resultado. Depois, faça um curso curto e gratuito para entender os limites.